Аренда онлайн-касс

Аренда онлайн-кассы: преимущества и недостатки.

 Закон № 54-ФЗ, регулирующий применение онлайн-касс, не конкретизирует, на каком основании торговое предприятие может пользоваться кассовыми аппаратами — на основании права собственности или в рамках аренды. А письмом от 15.05.2017 № АС-4-20/9012 ФНС указала, что возможен вариант аренды наряду с приобретением кассового аппарата в собственность.

В малом бизнесе для того, чтобы иметь прибыль, важно экономить. Предприниматель, думающий взять онлайн-кассу в аренду, оценивает, прежде всего, материальную выгоду.

 

Важно знать!

  1. Фискальный накопительарендовать нельзя. Он должен быть в собственности пользователя.
  2. Если торговля ведется в офлайн, то можно арендовать кассу, если она физически размещена на территории пользователя.
  3. Если торговля ведется в онлайн, то кассу можно арендовать по схеме, при которой она размещена на стороне арендодателя (например, в дата-центре) и подключена к интернет-магазину дистанционно. В качестве адреса в этом случае указывается адрес сайта интернет-магазина.

 

  • Преимущества и недостатки аренды онлайн-кассы.
Преимущества Недостатки
§  Отсутствие рисков, связанных с отключением электричества и Интернета. Сервисы, предоставляющие услугу временного пользования кассой, имеют альтернативные источники связи, что исключает риск не передачи сведений ОФД и в ФНС. §  Невыгодно при ведении деятельности более года. За год аренды уплачивается примерная стоимость кассового аппарата, что делает невыгодным ее использование больше года.
§  Отсутствие необходимости обслуживания и ремонта кассового аппарата. За пользователя это делают специалисты технической поддержки сервиса, предоставляющего онлайн кассу. При поломке оборудования ООО или ИП не придется оплачивать ее замену или ремонт – арендодатель все сделает за свой счет. §  Отсутствие возможности распечатки бумажного документа. Это не выгодно для тех, у кого предусмотрена оплата товара непосредственно курьеру, здесь нужна автономная  касса, печатающая чеки на бумаге.
§  Предоставление услуг ОФД бесплатно при аренде кассы (у некоторых сервисов). §  Фискальный накопитель придется покупать каждый год отдельно.
§  Небольшие затраты на старте. Не нужно покупать дорогостоящее оборудование, которое стоит минимум 20 тыс. руб., а также  не надо тратить время и деньги на поиск Интернет-провайдера. Стартовые затраты в первый месяц аренды обойдутся бизнесмену или организации в среднем в 9 тыс. руб.

Основной арендатор онлайн-кассы — это интернет-магазин. Его владельцу предпочтительнее арендовать кассу, чем покупать, из-за того, что нельзя получить вычет, и из-за высоких затрат на поддержание платежной системы в работоспособном состоянии.

  • Порядок подключения к удаленной кассе.

В целом порядок подключения к удаленной ККТ почти одинаков на всех сервисах и состоит из следующих этапов:

  1. Оформление заявки на сайте арендодателя с указанием наименования компании или ФИО ИП, контактных данных для связи.
  2. Получение смс или электронного письма с кодом, который необходимо ввести при входе в личный кабинет на сайте арендодателя.
  3. Внесение данных о компании или ИП в личном кабинете.
  4. Выбор количества необходимых касс и заключение договора на аренду.
  5. Оплата стоимости услуги в первый месяц, фискального накопителя и подключения к системе (если оно платное).
  6. Заключение договора с ОФД, услуги которого предоставляет сервис-арендодатель, или выбор своего ОФД.
  7. Регистрация ККТ на сайте ФНС РФ.
  8. Регистрация техники на сайте ОФД.
  9. Внесение сведений о кассовом аппарате (рег. номер) и ОФД в личном кабинете на сайте компании-арендодателя.
  10. Интеграция оборудования и CSM.

 

  • Порядок действий при расчете с покупателем.

При использовании онлайн-кассы происходит все то же самое, что и при приеме платежей от покупателей офлайн (за исключением выдачи бумажных):

  • Поступление средств от покупателя (оплата картой, WebMoney, Яндекс.Деньги и т. д.).
  • Передача сведений о произведенной операции онлайн-кассе.
  • Направление на данные, указанные покупателем (email или смс), электронного чека.
  • Передача данных от онлайн-кассы к ОФД.

Вариант с арендой кассы подойдет тем предпринимателям, которые не хотят обременять себя лишними заботами и тем, кто на старте имеет небольшой капитал и не готов отдавать 20-25 тыс. ­руб. за покупку нового кассового оборудования.

 

  • Сравнение платежей за онлайн-кассы при аренде одной кассы (руб.).
Название Подключение Ежемесячный платеж Фискальный накопитель Итого за 1 год Итого за 2 года
«АТОЛ Онлайн» АТОЛ 42ФС Бесплатное 1 касса — 3000,

2 кассы — 4000

6200 42200 84400
«Старрус Чек-онлайн» РП система 1 ФС 1500 1900 за каждую кассу 6500 30800 61600
Orange Data NETPAY-ФС 2000 2000 за каждую кассу 6200 32200 64400
Собственная касса* и «Бизнес.Ру Онлайн Чеки» 3000 500 за каждую кассу** Уже есть в собственной кассе 25900 38200

*Например, стоимость онлайн-кассы АТОЛ 30Ф с фискальным накопителем 16 900 рублей.

** Для отдельных платежных агрегаторов действуют скидки на ежемесячное обслуживание.

Что такое фискальный накопитель для онлайн-касс

В 2018 году нельзя работать со старыми кассами. Правда, те, кто оказывает услуги населению, вправе выдавать бланки строгой отчетности до 1 июля 2018 года. Одно из отличий новой онлайн-кассы от старых кассовых аппаратов – фискальный накопитель. Он заменит  в онлайн-кассах ЭКЛЗ. Сегодня разберем, что такое фискальный накопитель, какой у него срок действия, как происходит установка, и когда нужна замена.

    Комментарии
1 Что такое фискальный накопитель.–

 

§  Федеральный закон № 290-ФЗ от 03.07.2016 вводит понятие фискальный накопитель (ФН). Теперь в онлайн-кассах вместо ЭКЛЗ (электронная кассовая лента защищенная) устанавливается фискальный накопитель, который содержит ключ фискального признака.

§  Фискальный накопитель, если говорить простыми словами, это устройство для шифрования и защиты фискальных данных.

§  А фискальные данные это сведения о расчетах проводимых контрольно-кассовой техникой.

§  Назначение устройства в том, чтобы:

ü  записывать и хранить в некорректируемом виде фискальные данные;

ü  производить сверку фискальных документов, подтверждающих факт передачи фискальных данных оператору фискальных данных;

ü  обеспечивать конфиденциальность передаваемой информации.

По сути, это та же самая ЭКЛЗ, но с дополнительными функциями. Если в кассе нет накопителя, то не получится передать данные о пробитых чеках в ФНС. Значит, такую технику использовать нельзя.

§  Компания может использовать фискальные накопители, номер и версия которых есть в реестре ФНС. Сейчас в реестре 15 моделей от семи производителей фискальных накопителей: 13 подходят всем компаниям, две — для упрощенки, вмененки, патента и услуг населению. Модели фискальных накопителей различаются сроком эксплуатации и версиями форматов документов, которые поддерживаются.

2 Срок действия фискального накопителя.

 

§  Стандартный срок действия фискального накопителя составляет 13 месяцев. Его должны использовать большинство компаний.

§  Для УСН, вмененки, патента, плательщиков единого сельхозналога и при оказания услуг есть фискальные накопители на 36 месяцев.

Например: срок ключа 36 месяцев у фискального накопителя «ФН-1» исполнение 2 и «ФН-1.1» исполнение 4.

При совмещении спецрежима с общей системой, сезонной торговле и автономной работе ККТ разрешено покупать накопитель, у которого ключ фискального признака на 13 месяцев.

Обратите внимание: компания на спецрежиме может использовать накопитель со сроком действия ключа фискального признака 13 месяцев. ФНС официально заявила, что штрафовать за такое нарушение не будет (письмо от 23 мая 2017 г. № ЕД-4-20/9679). Применять накопитель на 13 месяцев можно до окончания срока действия ключа. Но после этого компания обязана установить элемент на 3 года (36 месяцев). Иначе ей грозит штраф до 10 000 руб. (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

3 Сколько стоит фискальный накопитель.

 

§  Онлайн-касса стоит 25 000 руб. Столько насчитал Минфин. В эту сумму входит стоимость новой кассы, услуг оператора фискальных данных (ОФД), интернета (письмо Минфина России от 21 декабря 2016 г. № 03-01-15/76891).

§  Можно сэкономить 10 тыс. руб., если не покупать новую ККТ, а модернизировать старую (см. таблицу ниже). Это расчет Минфина и он приблизительный. Сколько бы компания ни заплатила, расходы можно списать. Фискальный накопитель обойдется компании в среднем в 6000 руб.

§  Минимальные расходы на онлайн-кассу, руб.

Расходы Новая касса Модернизация
Кассовый аппарат с фискальным накопителем 20 400
Годовое обслуживание ОФД и оператора связи 4 000 4 000
Фискальный накопитель 6 000
Услуги модернизации ККТ 4 000
Интернет в год 600 руб. (50 руб. Х 12 мес.) 600 руб. (50 руб. Х 12 мес.)
Всего 25 000 14 600
4 Как установить фискальный накопитель.

 

Как вставить фискальный накопитель в кассу, читайте в инструкции производителя.

§  Например, в корпус Атол Sigma этот элемент устанавливается следующим образом:

ü  На нижней стороне аппарата открывают крышку отсека для накопителя.

ü  Накопитель подключают к порту.

ü  Когда фискальный накопитель установлен, отсек закрывают.

ü  После того, как кассу включат, она самостоятельно тестируется и выдает пользователю сообщение о готовности к работе. В сообщении будет заводской номер ККТ и номер фискального накопителя.

5 Как сформировать отчет о закрытии фискального накопителя.

 

§  Когда нужно перерегистрировать ККТ в связи с заменой фискального накопителя или снять ККТ с учета, возникает необходимость в закрытии фискального накопителя. В этом случае формируется отчет о закрытии фискального накопителя, информацию о котором компании передают в ИФНС вместе с заявлением о перерегистрации ККТ (о снятии кассы с учета). Исключение — те случаи, когда ККМ потеряна или украдена.

§  Закрытие фискального накопителя нужно также при сбоях в работе этого элемента. В этом случае нужно внести изменения в базу фискальных накопителей, обратившись в ИФНС. И только потом перерегистрировать ККТ в связи с заменой фискального накопителя.

§  Отчет о закрытии фискального накопителя формируется только после того, как оператору фискальных данных переданы все фискальные документы. Иначе система выдаст ошибку. После того, как отчет сформируется, в накопителе нельзя зарегистрировать новые документы, но можно получить данные о хранящихся. Чтобы закрыть архив фискального накопителя, нужно:

ü  подключить ККТ к ПК и выполнить настройку связи;

ü  в основном меню нажать ссылку «Закрыть архив ФН»;

ü  заполнить поля «Дата» и «Время» в окне «Ввод даты и времени»;

ü  в окне «Закрыть архив ФН» подтвердить операцию.

После того, как архив фискального накопителя закроется, сформируется отчет, который будет отправлен оператору фискальных данных.

§  После закрытия фискального накопителя, придется установить новый и перерегистрировать  ККТ.

6 КОСГУ фискального накопителя.

 

§  Расходы на модернизацию кассы увеличивают ее первоначальную стоимость (п. 27 Инструкции № 157н). Их собирают на счете 106 00 «Вложения в основные средства».

§  Чтобы старая касса заработала как онлайн-ККТ, неизбежны следующие расходы:

ü  на фискальный накопитель (в КОСГУ статья 310):

ü  стоимость услуг по установке фискального накопителя (в КОСГУ статья 310);

ü  на подключение к ОФД и регистрацию онлайн-кассы через электронный кабинет отражайте по подстатье 226 КОСГУ.

§  В бюджетном учете проводки такие:

ДЕБЕТ 0 105 36 340 КРЕДИТ 0 302 34 730
— отражена стоимость фискального накопителя;

ДЕБЕТ 0 106 21 310 КРЕДИТ 0 105 36 440
— учтена стоимость фискального накопителя в расходах на модернизацию;

ДЕБЕТ 0 106 21 310 КРЕДИТ 0 302 26 730
— учтена стоимость услуг по установке фискального накопителя в составе расходов на модернизацию;

ДЕБЕТ 0 101 21 310 КРЕДИТ 0 106 21 310
— увеличена первоначальная стоимость ККТ на сумму затрат на модернизацию;

ДЕБЕТ 0 302 34 830 КРЕДИТ 0 201 11 610
— оплачена стоимость фискального накопителя (по КОСГУ 340 одновременно увеличен забалансовый счет 18);

ДЕБЕТ 0 302 26 830 КРЕДИТ 0 201 11 610
— оплачена стоимость услуг по установке фискального накопителя (по КОСГУ 290 одновременно увеличен забалансовый счет 18).

 

Что нужно знать юристу о переходе на онлайн-кассы.

Новости от ТПП РФ.

 

Кассовая дисциплина – сфера ответственности бухгалтера, но юристу, чтобы предотвратить споры, лучше совершить 4 действия:

  • убедиться, что бухгалтерия знает о переходе на онлайн-кассы;
  • проконтролировать сроки;
  • предупредить об административной ответственности;
  • проверить, входит ли организация (предприниматель) в число исключений.
  Действия Комментарии
1 Информирование бухгалтерии. Скорее всего, бухгалтерия знает о переходе на онлайн-кассы, но лучше в этом удостовериться, чтобы снять с себя ответственность, если организацию оштрафуют.

§  Бухгалтерию стоит письменно предупредить:

ü  о сроках, когда надо перейти на онлайн-кассы;

ü  о штрафах.

2 Контролирование сроков. §  После 1 июля 2018 года все обязаны перейти на онлайн-кассы, даже те, кто сейчас может работать без нее (п. 9 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Это правило не касается тех, кто уже перешел на онлайн-кассу или модернизировал старую. Им ничего менять больше не нужно.

§  До 1 июля 2019 года вправе не применять онлайн-кассы 6 категорий субъектов. Им обязательный переход на онлайн-кассы отложили еще на год. Законодатель внес изменения в ст. 7 Закона № 290-ФЗ Федеральным законом от 27.11.2017 № 337-ФЗ.

ü  организации и предприниматели на ЕНВД – но только по нескольким видам деятельности;

ü  предприниматели на ЕНВД и патенте, которые занимаются розничной торговлей и общепитом и не имеют наемного персонала;

ü  отдельные предприниматели на патенте;

ü  организации и предприниматели, которые выдают бланки строгой отчетности;

ü  предприниматели в сфере вендинга;

ü  продавцы билетов на чемпионат мира по футболу FIFA 2018.

3 Предупреждение об административной ответственности. §  Привлечь к ответственности могут по двум составам:

1.      По ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ – если организация (предприниматель) не использует ККТ. Штраф зависит от стоимости покупки – чем больше чек, тем больше штраф:

ü  от 25 до 50 % суммы чека, но не менее 10 тыс. руб. – для должностных лиц и предпринимателей;

ü  от 75 до 100 % суммы чека, но не менее 30 тыс. руб. – для юридических лиц.

2.      По части 4 статьи 14.5 КоАП РФ – если организация (предприниматель):

ü  применяет ККТ, которая не соответствует установленным требованиям;

ü  нарушает:

—          порядок регистрации ККТ;

—          порядок, сроки и условия ее перерегистрации;

—          порядок и условия ее применения.

ü  За нарушение грозит предупреждение или штраф:

—          должностному лицу и предпринимателю – от 1,5 тыс. до 3 тыс. руб.;

—          юридическому лицу – от 5 тыс. до 10 тыс. руб.

§  Можно избежать ответственности по ч. 2 и 4 (прим. к ст. 14.5 КоАП РФ). Для этого лицо должно добровольно:

ü  заявить в налоговый орган о правонарушении;

ü  исполнить обязанность, за неисполнение которой его привлекают к ответственности, до того, как административный орган вынесет постановление по делу о правонарушении. При этом должны быть соблюдены 2 условия:

—          на момент обращения лица с заявлением налоговый орган не знал о правонарушении;

—          сведений и документов, которые представило лицо, достаточно, чтобы установить событие правонарушения.

4 Проверка организации (предпринимателя) в списках исключений. §  Есть две группы исключений:

ü  Лица, которым разрешили не использовать кассу до 1 июля 2018 года. Это те лица, которые были вправе до вступления в силу Закона № 290-ФЗ не использовать кассу вообще (письмо Минфина России от 2 ноября 2016 г. № 03-01-15/64226). Законодатель дал им время подготовиться, чтобы применять кассовую технику.

ü  Лица, которым разрешили не использовать кассу до 1 июля 2019 года.

 

Применение ККТ при расчетах по договорам займа

Эксперты Минфина в письме от 26.12.2017 N 03-01-15/87058 пояснили, что расчеты по договорам займа не требуют применения организациями ККТ. Ведомство напоминает, что отношения между заимодавцем и заемщиком при совершении сделок регулируются гражданским законодательством и рассматриваются заемные правоотношения как пользование имуществом, в данном случае деньгами. Кроме того, пользование денежными средствами по договору займа не является оказанием услуг, когда взимаются проценты, поскольку выдача денег взаймы не означает передачи товаров, работ или услуг.